Cara Mengurus COE (Certificate Of Eligibility) Visa Dependent Jepang

 Certificate of Eligibility (CoE)
untuk pengajuan visa dependent untuk tinggal
di Jepang

Selamat pagi, siang, sore, malam semua! Mumpung masih pagi dan otak masih segar setelah minum secangkir teh, aku pingin share pengalaman CARA MENGURUS COE (CERTIFICATE OF ELIGIBILITY) UNTUK KELUARGA YANG INGIN TINGGAL DI JEPANG. Saat ini aku lagi menetap di Jepang dengan Visa Kerja sementara (lebih lengkap mengenai jenis Visa Kerja ini bakalan aku kupas di bawah). Kenapa ngajak keluarga? Ya sepi aja kalo hidup layaknya bujang padahal udah mulai jenggotan kan? Hehehe. Disamping itu juga tentunya ada berbagai alasan lain yang memicu keputusan aku untuk memboyong keluarga ke Jepang.

Nah, ada beberapa langkah yang harus dilalui sebelum aku berhasil mendapatkan Izin tinggal ini. Scroll terus ya guys!

 ·         DOKUMEN UNTUK PENGAJUAN COE  (Certificate of Eligibility)

 COE  (Certificate of Eligibility) ini sendiri adalah sertifikasi yang dikeluarkan oleh Kementerian Kehakiman Jepang sebagai bukti bahwa seseorang itu memang layak untuk menetap dan tinggal dalam jangka waktu tertentu di Jepang. Harus banget ya melalui penilaian kelayakan tinggal di Jepang? Ya harus donk, mengingat beberapa alasan sosial dan keamanan, setiap negara pasti punya peraturan tertentu untuk para perantau alias imigran. Nah, sebagai seorang perantau, aku pingin sharing bagaimana cara mengurus COE  (Certificate of Eligibility) untuk visa Dependent atau visa keluarga biar keluarga bisa ikut tinggal di Jepang. Siapa tau temen-temen perantau disini yang kesepian (eh malah curhat) bisa tercerahkan ya. Atau bisa juga jadi referensi buat temen-temen yang memang berencana tinggal di Jepang dengan keluarga. Ini aku tulis berdasarkan pengalaman pribadi dan dengan referensi dari berbagai sumber.

 

Pada dasarnya, COE  (Certificate of Eligibility) ini dibutuhkan untuk orang yang ingin mengajukan visa dengan tujuan seperti contoh berikut :

-         Dependent (visa keluarga agar keluarga bisa ikut tinggal di Jepang)

-         Magang (atau kita kenal dengan Jisshuusei/Kenshuusei)

-         Pelajar atau Mahasiswa yang ingin menempuh pendidikan di Jepang

-         Aktivitas olah raga

-         Aktivitas keagamaan, dll

 

Aku sertakan step-by-step pembuatan visa secara garis besar dari mulai proses awal sampai keluarga kita bisa berangkat ke Jepang, yaitu sebagai berikut :

①     Suami atau Istri yang sudah tinggal di Jepang mengajukan COE  (Certificate of Eligibility) di Jepang

②     Imigrasi menyetujui dan mengeluarkan COE  (Certificate of Eligibility)

③     COE  (Certificate of Eligibility) kita terima dari Imigrasi Jepang (lewat pos)

④     Kirim COE  (Certificate of Eligibility) yang telah kita terima ke keluarga yang ada di Indonesia (lewat kurir internasional)

⑤     Setelah COE  (Certificate of Eligibility) di terima keluarga di Indonesia, yang di Indonesia mangajukan visa Dependent ke Japan Visa Application Center (JVAC) yang terletak di Lotte Shopping Avenue lantai 4 (samping Studio XXI), Jakarta. Informasi lebih lengkap mengenai JVAC sendiri serta cara daftar sampai pengambilan visa, silakan klik di sini.

 

Jadi, COE  (Certificate of Eligibility) ini adalah syarat mutlak untuk bisa mengajukan visa keluarga untuk tinggal di Jepang.

Point pentingnya adalah :

ü  COE  (Certificate of Eligibility) diajukan di Jepang.

ü  Visa keluarga diajukan di Indonesia.

 

Jelas ya…?

 

Terus, gimana sih cara mengurus COE  (CERTIFICATE OF ELIGIBILITY) untuk mendapatkan visa keluarga agar bisa tinggal di Jepang? Oke langsung aja kita bahas. Cus!

 

SYARAT DAN DOKUMEN UNTUK MENGURUS COE  (CERTIFICATE OF ELIGIBILITY) VISA KELUARGA

 

Jumlah dokumen yang harus dilengkapi harus sesuai dengan jumlah COE  (Certificate of Eligibility) yang ingin kita ajukan. Contoh, kalau kita ingin mengajukan satu COE  (Certificate of Eligibility) saja, maka dokumen yang harus disiapkan adalah satu set dokumen lengkap. Kalau aku sih langsung mengajukan 3 COE  (Certificate of Eligibility) untuk anak dan istri (buat istri 1, anak 2 yaaa, jangan dibalik!) makanya aku menyiapkan tiga set dokumen. Masing-masing dokumen dipisah jadi 1 set per orang.

Oh ya, di sini aku berstatus sebagai pekerja dengan visa “Engineer/Specialist in Humanities/International Services”. Jadi untuk syarat dokumen disesuaikan dengan status visa yang tertera di paspor kita ya, jangan ngeyel tulis yang lain oke? Nah, kalau untuk pelajar atau mahasiswa pada umunya dokumen yang harus dipersiapkan sama aja, bedanya cuma di surat keterangan. Surat keterangan kerja untuk pekerja; surat keterangan pelajar atau mahasiswa untuk yang studi/riset dan sejenisnya.

 

Dokumen yang harus dipersiapkan untuk mengurus COE  (Certificate of Eligibility) adalah sebagai berikut :

①     Formulir aplikasi 1 set. Bisa didownload di sini. Pilih Dependent who lives together with their supporter. Contoh isi formulirnya di sini

②     Foto ukuran 3x4 cm 1 lembar

a)       Foto berwarna latar belakang putih yang diambil 3 bulan terakhir.

b)       Tidak boleh memakai topi, penutup wajah, untuk wanita boleh menggunakan kerudung

c)       Nah, ini perlu diperhatikan baik-baik, proporsi foto harus mengikuti aturan resmi yang bisa dicek di sini. Intinya wajah jangan terlalu jauh/kecil. Harus jelas. Jangan diedit biar wajahnya blink-blink ya J

③     Kartu penduduk atau Juuminhyou 住民票 (じゅうみんひょう) terbaru (3 bulan terakhir) asli

④     Foto copy Resident Card atau Zairyuu Kaado  在留カード

⑤     Foto copy buku nikah

⑥     Terjemahan buku nikah dalam bahasa Jepang. Bisa meminta jasa penerjemah (bagi yang ingin menerjemahkan sendiri, boleh banget download template buku nikah aku yang udah aku terjemahkan kedalam bahasa Jepang. Tapi plis, informasinya sesuaikan degan buku nikah teman-teman ya, jangan asal copas nama istri aku, sip?). Klik di sini

⑦     Foto copy Kartu Keluarga

⑧     Terjemahan Kartu Keluarga. Bisa minta jasa penerjemah (ribet? monggo download template yang udah aku terjemahkan kedalam bahasa Jepang. Jangan lupa sesuaikan informasi nya oke?). Klik di sini

⑨     Foto copy Akte Lahir Anak (kalau udah ada anak; kalau belum ya terus berdoa sambal ikhtiar ya)

⑩     Terjemahan Akte Lahir Anak dalam bahasa Jepang

⑪     Foto copy paspor Istri

⑫     Foto copy paspor Anak

⑬     Letter of Guarantee. Bisa didownload di sini. Contoh pengisiannya bisa lihat di sini

⑭     Surat Keterangan Kerja untuk yang berstatus Pekerja. Formatnya bebas dari perusahaan tempat kita kerja. Untuk Mahasiswa lampirkan Surat keterangan pelajar dari kampus tempat belajar dan surat keterangan penerima beasiswa.

⑮     Karena aku waktu itu baru tiga bulan kerja di Jepang, aku diminta print buku tabungan tiga bulan terakhir. Buku tabungan nya di foto copy biasa aja. Disini kita gak perlu khawatir dengan jumlah uang yang ada di tabungan kok. Selow aja gaes, gak usah ngebet jual asset karena mereka cuma ingin cek ada atau enggaknya transaksi uang masuk dari perusahaan kita aja kok.

⑯     Slip gaji 3 bulan terakhir (karena aku masih baru di Jepang, jadi record pembayaran pajaknya belum bisa dicek sama mereka).

⑰     Amplop untuk pengiriman COE  (Certificate of Eligibility) nanti kalau sudah jadi dari pihak Imigrasi. Ukuran yang tanggung aja cukup. Di amplop nya tulis nama kita dan alamat jelas, nantinya pihak Imigrasi hanya memasukkan COE  (Certificate of Eligibility) yang telah jadi ke amplop dan dikirim begitu saja ke alamat yang kita tulis di amplop tersebut. Jadi nama dan alamat yang tertulis harus jelas. Hati-hati ya. Karena ini penting sekali. Dan amplopnya ditempel perangko seharga 392 yen atau sesuaikan dengan instruksi petugasnya. Biasanya di gedung imigrasi ada kantin yang jual amplop dan perangko.

 

 

Setelah semua lengkap, saat nya mengajukan ke imigrasi. Saat ke imigrasi bawa dokumen asli berikut :

①     Paspor Asli Pengaju

②     Buku Nikah

③     Resident Card

 

COE  (CERTIFICATE OF ELIGIBILITY) DIPROSES OLEH IMIGRASI PUSAT

Semua dokumen tersebut akan dicek oleh pihak imigrasi atau perwakilan imigrasi sebelum diterima untuk diproses. Jika ada dokumen yang kurang, nanti akan diinfokan untuk dilengkapi, dan jika dokumen lengkap akan diterima di hari itu juga.

 

Pada dasar nya COE  (Certificate of Eligibility) ini diproses di Biro Imigrasi Daerah (karena aku tinggal di Prefektur Ishikawa, aku bisa mengajukan COE  (Certificate of Eligibility) di kantor perwakilan imigrasi Kanazawa) setelah dokumen kita dianggap memenuhi syarat, nantinya dokumen tersebut akan diterima untuk diteruskan ke Biro Imigrasi Daerah Nagoya.

 

Untuk yang di wilayah Prefektur Ishikawa bisa ke kantor perwakilan imigrasi Kanazawa, dengan alamat :

Kanazawa Branch, Nagoya Regional Immigration Bureau

3 Chome-4-1 Sainen, Kanazawa, Ishikawa 920-0024

Jam buka :

Senin-Jumat       09.00–12.00, 13.00–16.00

Sabtu                  13.00–16.00

Minggu               Tutup

 

Dokumen-dokumen yang aku tulis diatas emang ada beberapa yang tidak tertulis di web, alhasil hari pertama aku ke Imigrasi Kanazawa aku harus balik lagi karena setelah dicek masih ada dokumen yang kurang J. Setelah kedatangan kedua kalinya baru dokumen aku diterima oleh mereka. Oh ya, meskipun dokumen dinyatakan lengkap oleh kantor perwakilan imigrasi, tidak menutup kemungkinan ada dokumen yang kurang menurut Biro Imigrasi Daerah. Kalau hal itu terjadi, nanti mereka akan kirim surat ke kita perihal dokumen yang kurang dan kita diminta untuk melengkapi dengan mengirimkannya via pos.

Setelah dokumen dinyatakan lengkap dan mereka terima, mereka akan kasih tanda terima seperti gambar di bawah. Simpan baik-baik tanda terima ini, untuk jaga-jaga kalo COE  (Certificate of Eligibility) belum keluar dalam waktu yang lama bisa kita cek kembali ke imigrasi.　

 

Tanda terima dokumen

LAMANYA COE  (Certificate of Eligibility) TURUN

Sejak pengajuan sampai jadi, waktunya bervariasi. Ada yang paling cepet 2 minggu, bahkan ada yang sampai 3 atau 5 bulan baru keluar. Kalau aku sendiri kira-kira sampai satu setengah bulan COE  (Certificate of Eligibility) udah keluar. Selama masa penantian itu emang gak tenang sih. hahaha.. Takut ada dokumen yang kurang, takut ditolak dan lain-lain..

 

SETELAH COE  (Certificate of Eligibility) JADI DAN KITA TERIMA, APA BERIKUTNYA?

 

MEMBUAT VISA KELUARGA JEPANG (DEPENDENT)

 

Setelah COE  (Certificate of Eligibility) nya sampai ke Indonesia, saatnya istri aku menyiapkan dokumen dan apply Visa Dependendent ke Japan Visa Application Center (JVAC). Dokumennya sendiri gak terlalu ribet dan prosesnya cuma butuh waktu 6-7 hari kerja sampai Visa jadi dan bisa diambil (atau dikirim lewat pos ke alamat rumah dengan ongkos kirim sesuai alamat tujuan).

Dokumen yang harus disiapkan untuk pengajuan Visa Dependent :

①     Paspor Asli dan  fotocopy (1 lembar per paspor)

②     Formulir pengajuan Visa Jepang. Formulir ini formatnya sudah default dari JVAC dan kita tinggal download untuk kemudian dicetak dan diisi sesuai data kita

③     Pasfoto ukuran 45 mm x 45 mm terbaru berlatar putih (1 lembar)

④     COE  (Certificate of Eligibility) asli dan fotocopy (1 lembar)

⑤     Amplop standar ukuran A4

 

Sesuai judulnya, COE  (Certificate of Eligibility) itu emang bener-bener surat sakti. Karena apa? Asal udah ada COE, kita gak perlu repot menyiapkan print rekening tabungan (dengan nominal yang sudah ditentukan), Letter of Guarantee, dsb karena semua informasi itu sudah tercover dan terjamin otentifikasi nya dalam COE. Bisa dibilang, COE  (Certificate of Eligibility) itu Free Pass nya Visa Izin Tinggal deh, udah berasa lewat jalan tol, hehehe.

 

Tahapan Pengajuan Visa Dependent :

①     Daftar Online di web resmi JVAC . Klik di sini

②     Lengkapi persyaratan dan dokumen

③     Datang ke JVAC di Lotte Shopping Avenue lantai 4 (samping Studio XXI), Jakarta sesuai dengan appointment/janji temu yang udah kita sepakati lewat pendaftaran online

④     Wawancara singkat sekaligus penyerahan dokumen

⑤     Menunggu Visa keluar (pengecekan proses Visa bisa dilakukan melalui tracing di web JVAC. Setelah Visa keluar pihak JVAC akan memberitahukan melalui email yang sudah didaftarkan atau dikirim langsung ke alamat rumah)

 

 

   Nah, seluruh peresyaratan dan dokumen sudah lengkap. Hal selanjutnya yang harus diurus adalah : beli tiket pesawat dan packing. Untuk urusan packing ini, aku serahkan sepenuhnya ke istri aku. Barang bawaan sebisa mungkin gak perlu terlalu banyak, cukup seperlunya aja yang penting anak-istri sampai dengan selamat, hehehe.

 

Oke, semoga tips dan sharing dari aku bermanfaat ya guys. Kalau kalian masih ada yang belum jelas atau mau ditanyakan, bisa banget drop komentar di bawah, siapa tau aku bisa bantu.

 

Doumo..

sumber:

Immigration Service Agency of Japan (16 mei 2020) diakses di http://www.immi-moj.go.jp/english/tetuduki/kanri/hituyou_syorui.html

 

Subscribe to receive free email updates: